Politique vie privée

La présente Politique est établie par :

 

l’ASBL Association des Parents d'Élèves de l'École européenne de Bruxelles I - Uccle Section Services asbl

 

Adresse : 46 avenue du vert chasseur, 1180 Uccle,

 

e-mail  : coordination@apeee-bxl1-services.be

 

Elle est enregistrée sous le numéro de BCE n°0836 959 154.

 

Ci-après, l’ « APEEE Service » ou « nous », « nos, notre ».

 

Nous sommes particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel (ci-après nommées les données) et au respect de la vie privée de toutes personnes amenées à rentrer en contact avec nous. Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).

 

La présente déclaration décrit les mesures prises pour la gestion le traitement de vos données à caractère personnel lors de l’utilisation de nos services en ce compris notre site web : https://services.uccleparents.org  (ci-après nommé le site) et vos droits en qualité d’utilisateur de nos services.

 

Elle peut être modifiée à tout moment afin, notamment, de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou technologiques. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

 

Enfin, pour notre site internet nous vous renvoyons vers la politique des cookies en suivant ce lien : https://services.uccleparents.org 

Vous pouvez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après en nous contactant.

1. Qui sommes nous ?

L’APEEE Services proposer aux familles membres de l’association des parents d’élèves de l’école européenne un certain nombre de services :

  • Organiser un certain nombre de services tels que cantine, cafétéria, transport, activités périscolaires, garderie et étude, location de casier ;
  • Assurer une information suffisante aux membres de l’Association des Parents d’élèves de l’école européenne de Bruxelles I- Uccle sur les décisions ou délibérations de l’association ;
  • Promouvoir les liens, et le cas échéant, d’établir une collaboration directe avec d’autres associations ayant le même but.

 

2. A qui s'adresse cette Politique ?

Cette déclaration est destinée à toutes les personnes physiques, dont nous traitons les données telles que de parents d’élèves et/ou les élèves qui utilisent nos services, naviguent sur notre site internet, désirent s’inscrire sur notre site à l’un de nos services, ou nous adressent une demande.

 

Nous traitons aussi les données des personnes qui nous les communiquent volontairement, comme par exemple les futurs parents d’élèves. 

 

Cette déclaration s’adresse aussi à toutes les personnes physiques qui assurent le rôle de contact chez l’un de nos fournisseurs ou des toutes entreprises quelconques (entreprise, pouvoirs publics, fédération professionnelle d’employeurs ou de travailleurs, école, université...), avec qui nous avons entretenu ou entretenons ou souhaitons entretenir une collaboration. Nous visons ici notamment les personnes travaillant pour l’école européenne, et les organisations à but non lucratif qui coopèrent avec nous.

 

Nous vous informons que vos données seront utilisées conformément à la présente déclaration de protection des données.

 

3. Pourquoi traitons nous vos données ?

Nous recueillons et traitons vos données personnelles pour différentes raisons en nous fondant sur une base juridiques déterminé par le RGPD (par exemple, le respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou l’exécution d’un contrat conclu avec vous).

 

Le tableau ci-dessous énonce les finalités et le fondement juridique d’utilisation de vos données personnelles.

Traitements

Finalité d’utilisation

Fondement juridique du traitement

Gestion de nos services et de nos activités

Nous traitons les données personnelles afin d’assurer nos services conformément à nos statuts.

Ex : les services de transport, la cantine, la gestion des casiers, les activités périscolaires et la garderie.

S’agissant des données des élèves, elles permettront la mise à jour des classes des élèves et l’utilisation des photos pour confectionner les cartes de transport des élèves, permettant ainsi la bonne exécution des services.    

Ce traitement est nécessaire à l’exécution de nos engagements conclus avec vous, conformément à l’article 6.1.b) du RGPD.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales qui nous incombent  conformément à l’article 6.1.c) du RGPD.

 

 

Gestion des élections et de nos organes

 

Nous traitons vos données personnelles pour assurer la gestion de notre ASBL, organiser nos CA, et AG, ainsi que les élections de nos organes, incluant le partage des données avec le Moniteur Belge pour les publications officielles.

Ce traitement est nécessaire aux obligations légales qui nous incombent  conformément à l’article 6.1.c) du RGPD

Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales qui nous incombent  conformément à l’article 6.1.c) du RGPD.

Gestion de notre communication

 

Nous traitons les données personnelles afin de vous communiquer les informations relative à nos prestations.

Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties, sans porter atteinte à vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux, pour offrir et promouvoir tous les services et/ou partager avec vous des messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur. 

Nous pourrions traitons vos données, conformément aux dispositions de l’article 6§2, f), sur base de notre intérêt légitime, dès lors  que nous avons pondéré cet intérêt et vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux en examinant vos « attentes raisonnables ».

Vous pouvez vous opposer à ce traitement en nous contactant.

 

 

Gestion des relations précontractuelles

Nous traitons vos données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que vous nous adressez (notamment via le formulaire de contact sur notre site), ou encore si vous nous envoyé votre CV pour postuler chez nous.

Conformément à l’article 6.1.b) du RGPD, ce traitement est nécessaire aux mesures précontractuelles.

 

Gestion de notre contentieux

 

Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties, à l’occasion de la défense de nos intérêts (ou de ceux de tiers) en justice dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur. 

 

Nous avons également un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel en vue de la défense de nos intérêts notamment mais pas exclusivement dans le cadre de contestation ou d’action en justice sur base de l’article 6.1.f) du RGPD.

Nous pourrions aussi être amenés à traiter des données sensibles dans ce cadre, conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f)

Gestion de nos fournisseurs

 

Nous traitons les données personnelles afin de réaliser nos obligations contractuelles à votre égard ou à l’égard de votre entreprise.

L’exécution de nos engagements  conclus avec vous, conformément à l’article 6.1.b) RGPD).

 

Sauf exception légale, vous pouvez vous opposer au traitement qui se fondent sur la base de notre intérêt légitime, ou sur votre consentement à tout moment, en nous contactant.

 

4. Quelles données sont collectées et traitées ?

Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

 

Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.

 

Nous vous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons sur vous, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci.

 

Traitements

Les données collectées et traitées

Modalités de la collecte

Gestion de nos services et nos activités

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone.)

Données d’identification électronique (adresse IP, adresse mail, mot de passe crypté.)

Caractéristiques personnelles familiales (situation maritale, garde des enfants)

Données financière (n° de compte).

Données d’identification personnelle de l’élève, (nom, prénom, adresse, numéro d’identification attribué par l’école)

Données familiales de l’élève.

Caractéristiques personnelles de l’élève (date de naissance, site, cycle, section, niveau de classe, classe)

Photographie de l’élève

Directement auprès de vous notamment depuis notre site internet. (inscription en ligne)

Gestion des élections et de nos organes

 

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone.)
Données d’identification électronique (adresse IP, adresse mail, mot de passe crypté, etc.)

Caractéristiques personnelles (sexe, date de naissance, votre pays, RN, identifiant UE)

Photographies

Copie de la carte d’identité.

Qualité de parent représentant de la classe

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

 

 

 

Depuis AISBL APEEE Bxl I

Gestion de notre communication

 

Données d’identification personnelle (nom, prénom.)

Données d’identification électronique (adresse mail.)

Directement auprès de vous.

 

Gestion des relations précontractuelles

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de commande.)
Données d’identification électronique (adresse IP, adresse mail.)

Données familiales, (noms et prénoms des enfants, état civil)

Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)

Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)

Directement auprès de vous.

Vous les avez rendues accessibles publiquement.

 

 

Gestion de notre contentieux

 

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de commande, etc.)

Données d’identification électronique (adresse IP, adresse mail, mot de passe crypté, etc.)

Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)
Données financière (n° de compte, créances ouvertes, …) uniquement si vous souscrivez à une prestation payante.

Photographies.

Données de santé et toute données nécessaires à la défense de nos intérêts en justice.

Directement auprès de vous.

Vous les avez rendues accessibles publiquement.

 

Gestion de nos fournisseurs

 

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de commande, etc.)

Données d’identification électronique (adresse IP, adresse mail, mot de passe crypté, etc.)

Données financière (n° de compte, créances ouvertes, …).

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement.

 

 

5. Vos données sont-elles divulguées ou partagées à des tiers ?

Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de notre équipe, ou intervenant comme collaborateurs, le cas échéant, à nos avocats ou tous conseils techniques, à des organismes bancaires ou d’assurances dans la stricte mesure nécessaire.

Vos données sont également transférées entre l’École Européenne et nos services, et ce sur base de votre consentement.

Nous sommes aussi susceptibles de transmettre vos données :

a)    sur requête d’une autorité légale judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice ; ou

b)    en toute bonne foi en considérant que cette action est requise pour se conformer à toute loi ou réglementation en vigueur ;

 c)     en vue de protéger et défendre nos droits ou ceux des autres usagers de nos services.

Nous pouvons aussi être amenés à laisser l’accès à certaines données à nos cocontractants, qualifiés de « sous-traitants » au sens de la législation relative à la protection des données, dans la mesure strictement nécessaire à la réalisation de nos finalités, comme par exemple le fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés.

En toutes circonstances, nous assurons la protection de vos données par des conventions assurant la confidentialité.

Catégorie de prestataires de services

Localisation

Des prestataires de solutions d’envoi d’e-mails

En Europe

Des prestataires de solutions d’envoi postal 

En Europe

Des prestataires de solutions informatique et maintenance de l’infrastructure et des systèmes

En Europe

Des prestataires de service d’hébergement / Cloud

En Europe

Avocat et prestataire de service juridique

En Europe

Secrétariat social

En Europe

Comptable et prestataire de service financier

En Europe

Outils de communication

En Europe

Autres organisations

En Europe

Banques

En Europe

 

6. Est-ce que nous transférons vos données hors de l’Union européenne ?

Nous ne procédons pas à des transferts hors de l’Union européenne. Le cas échéant, si nous devions procéder aux transferts des données vers un pays hors de l’Union, ces transferts ne seront autorisés que si et seulement si :

ü  La Commission européenne a rendu une décision accordant un niveau de protection adéquate et équivalent à celui prévu par la législation européenne, les données personnelles seront transférées sur ce fondement.

ü  Le transfert est couvert par une mesure adéquate accordant un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Standard de la Commission ou toute autre convention conformément à l’article 46 du RGPD, le consentement.

 

7. Quelle est la durée de conservation de vos données ?

La durée de conservation varie selon les finalités des traitements de vos données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que nous impose la loi. Vous trouverez ci-dessous la liste des finalités ainsi que les délais de conservation.

 

Le traitement

Durée

Gestion de nos services et nos activités

La durée de conservation est 15 ans à partir de la fin de l'adhésion à l'APEEE Services ou de la cessation de l'activité ou du service en question, pour répondre au demande de la Commission dans le cadre du financement de activités.

Gestion des élections et de nos organes

La durée de conservation des données est de 5 ans à compter de la clôture de la liquidation de notre ASBL.

(Art. 2:143, 3:103, et 9:3 du Code des sociétés et des associations)

Gestion de notre communication

La durée de conservation est de 5 ans à partir de la dernière utilisation à des fins légitimes de communication

Gestion des relations précontractuelles vous

La durée de conservation est de 3 ans à partir de nos derniers contacts

Gestion de notre contentieux

La durée de conservation des données est de 5 ans à compter de la notification judiciaire de la décision finale

Gestion de nos fournisseurs

La durée de conservation des données est de 10 ans à compter du dernier jour de l'année où vos données sont intégrées dans notre système comptable

(Art. III.86 et III.88 du Code de droit économique et art. 8 de l’AR portant exécution des articles III.82 à III.95 du Code de droit économique)

 

8. Comment protégeons-nous votre vie privée ?

Afin de garantir aux données recueillies sur le site web un niveau de sécurité optimum, nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (technologie de cryptage et mesures de sécurité afin de protéger et d’éviter la perte, l’usage abusif ou l’altération des informations collectées sur les sites web). Nous tenons compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour vos droits et libertés.

En toutes circonstances, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle de vos données, en vue de vous prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant, et si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.

9. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le RGPD, en vertu de la réglementation vous avez les droits suivants :

Ø  Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir si nous traitons vos données ;

Ø  Le droit d’avoir une copie des données traitées ;

Ø  Le droit de rectification des données traitées ;

Ø  Le droit d’opposition aux traitements de vos données, notamment si vous désirez retirer votre consentement, ou pour les traitements qui se fondent sur notre intérêt légitime ;

Ø  Le droit de limiter le traitement des données traitées ;

§ Si vous contestez l’exactitude de ces données. Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présence avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines de vos données personnelles.

§ Si le traitement de vos données personnelles est illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données.

§ Si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.

Ø  Le droit à l’effacement des données traitées. Néanmoins, ce droit, n’est pas absolu et nous ne pourrons y donner suite si une obligation légale nous contraint à traiter vos données.

Ø  Le droit à la portabilité des données traitées, à savoir de récupérer ou transférer à un tiers que vous désignerez, vos données personnelles que nous traitons, pour votre usage personnel, et ce dans le format dans lequel nous les conservons.

Ø  Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

www.autoriteprotectiondonnees.be/

Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Tel.: +32 (0)2 274 48 00

Télécopie: +32 (0)2 274 48 35

Courriel : contact@apd-gba.be 

Vous pouvez également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous êtes invités à consulter l’adresse suivante de l’Autorité de protection des données :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

Si vous avez besoin de plus d’informations sur vos droits vous pouvez nous contactez-nous.

Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons des suites que nous y avons accordées.

Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre formulaire.

En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites dans la présente Politique, ou si vous désirez exercer vos droits, vous pouvez vous adresser par mail à l’adresse suivante :  privacy@apeee-bxl1-services.org 

Nous vous informons que nous avons également désigné un délégué à la protection des données (ou DPO), qui se tient à votre disposition à la même adresse mail.

ou par envoi postal à l’adresse suivante :

AISBL APEEE Association des parents d’élèves de l’école européenne de Bruxelles 1-Uccle,

Adresse : 46 avenue du vert chasseur, 1180 Uccle.

10. Nous utilisons des cookies sur nos sites internet.

Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Les cookies aident à améliorer notre site, à faciliter votre navigation ou encore à analyser les audiences. 

Pour en savoir plus sur notre politique en matière de cookies et autres traceurs, veuillez consulter notre site internet, sous l’onglet « Cookies Policy ».
 

11. Quel est le droit applicable et la juridiction compétente ?

La présente Politique est régie par le droit belge.

Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux francophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.
 

12. Attention à la mise à jour de la présente politique !

Cette Politique peut être mise à jour à tout moment et sans avis de modification. Nous vous conseillons de et vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière mise à jour le 17 mars 2021.